Certificaciones digitales de firmas, nuevo sistema
¿Necesitas certificar firmas a distancia o en documentos digitales?
Con el nuevo Sistema Digital de Certificaciones de Firmas se incorporó la posibilidad de certificar firmas digitalmente.
¿En qué consiste este sistema?
- Certificar firmas digitalmente, DE FORMA PRESENCIAL, en un DOCUMENTO PAPEL:
Este tipo de certificaciones es muy parecida a la que se realiza desde antaño donde se toma la firma del requirente en el documento a firmar en formato papel y en el Libro de Requerimientos; pero, a diferencia de esto, en el Sistema digital, el Acta de Requerimiento se firma en soporte digital en el celular del escribano/a con un lápiz óptico.
Es decir, el requirente debe firmar el documento en papel y el Acta de Requerimiento en soporte digital.
Por lo tanto, el Libro de Requerimientos tiene un soporte digital, en vez de la versión clásica que conocemos en soporte papel. Sin perjuicio de esto, se pueden seguir utilizando los sistemas tradicionales de Libro de Requerimientos y fojas móviles en soporte papel para tomar las firmas. Los tres sistemas están vigentes a la fecha y tienen el mismo valor.
VENTAJA: La ventaja que nos otorga el Libro Digital es que no necesitamos llevar el Libro en papel de un lado a otro para tomar firmas. Esto es práctico y, además, es mucho más seguro ya que no corremos con la posibilidad de extraviar el libro cuando nos trasladamos.
- Certificar firmas digitalmente, DE FORMA PRESENCIAL, en un DOCUMENTO DIGITAL:
Este tipo de certificación de firmas es similar a la anterior, ya que también se realiza en presencia del escribano/a, pero el documento a firmar se encuentra en soporte digital.
Muchas veces sucede, y cada vez más, que necesitamos presentar ante diferentes organismos documentos que se encuentran en formato digital, y no en papel.
Con anterioridad a este nuevo sistema, si necesitábamos firmar un documento digital, teníamos dos posibilidades de hacerlo: 1) Si los requirentes tenían firma digital debían firmarlo digitalmente, pero es sabido que la mayoría de las personas no utilizan firma digital. 2) La segunda opción que teníamos era imprimir el documento digital, firmarlo en papel, certificar las firmas con el sistema tradicional (libro o fojas móviles), luego escaneábamos el documento con firmas certificadas y, a través de una Certificación digital de firmas y reproducciones, expedíamos la certificación en formato digital. Una metodología bastante compleja. De lo contrario no teníamos posibilidad de firmar un documento digital.
Con este nuevo sistema digital se carga el archivo del documento digital en formato .pdf al sistema y los requirentes lo firman con un lápiz óptico en el celular del escribano/a.
En este caso no se realiza el Acta de requerimiento.
Luego, el escribano/a expide la Certificación digital de firmas en soporte digital.
- Certificar firmas digitalmente, A DISTANCIA, en un DOCUMENTO DIGITAL:
La incorporación de este tipo de certificaciones digitales es producto de diversos factores: en estos momentos nos vemos en la necesidad de mantener el menor contacto entre las personas e intentar evitar concurrir de forma presencial a realizar trámites. Además, la función notarial, así como muchas otras profesiones han estado restringidas para atención presencial. Sumado a esto, el aislamiento ocasionó la imposibilidad de trasladarse de un lugar a otro.
Por otro lado, con el correr de los años, las necesidades de la sociedad fueron mutando y la implementación de las herramientas técnicas que ofrecen los avances tecnológicos nos permiten dar respuesta a estas exigencias.
Todas estas cuestiones dieron lugar a que se incorporaran las certificaciones de firmas a distancia, ¿Pero cómo funcionan? El escribano/a programa una reunión virtual (videollamada) a través de la plataforma del Colegio de Escribanos de CABA. Él o los firmantes del documento van a recibir por WhatsApp ciertas indicaciones para acreditar su identidad. Es de remarcar que este proceso garantiza la validación de identidad de las personas que se realiza a través del RENAPER. Luego se realiza la reunión virtual donde la persona firma el documento en soporte digital en presencia virtual del escribano/a a través de la videollamada.
Luego de haber constatado la firma del documento durante la reunión virtual, el escribano/a expide la certificación de firmas en soporte digital.
Es de destacar, que este tipo de certificaciones de firmas a distancia solo está previsto actualmente para documentos en formato digital.
Algunas conclusiones
En definitiva, el Sistema digital de certificación de firmas admite la posibilidad de efectuar la certificaciones a distancia o en presencia de los requirentes, ya sea que el documento se encuentre en soporte papel o digital.
Desde siempre el notariado ha buscado garantizar la seguridad jurídica y, es por esto, que se implementó este sistema que otorga al escribano/a el pleno control sobre el documento para que, de esta manera, asegure su inalterabilidad. Además la validación biométrica de datos se realiza a través del RENAPER. Todos estos elementos hacen a una prueba jurídica sólida y acorde a las exigencias del avance tecnológico, conforme a las necesidades de la sociedad contemporánea.
Este nuevo sistema garantiza no sólo la inalterabilidad del documento, sino también la certeza de la firma, de la fecha, la legitimación de la personería y una validación de identidad similar a la presencial.-
El notariado a la vanguardia, brindando seguridad jurídica a la circulación de documentos.-