Documentos notariales digitales, una forma de brindar seguridad jurídica a la digitalización

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El notariado a la vanguardia.
¿Sabías que existen documentos notariales digitales?

Con el avance de la tecnología y la digitalización, los documentos en formato digital cobraron mayor relevancia y su utilización aumentó en gran medida.

La pandemia, que nos viene acechando desde hace ya más de un año, fue otro de los factores que acrecentó la necesidad de contar con documentos en soporte digital que sean seguros y que nos permitan presentarlos de forma electrónica y a distancia en diferentes organismos (como AFIP, IGJ y demás). 

En consonancia con esto, los escribanos y escribanas fuimos incorporando, en los últimos años, documentos notariales digitales a los fines de brindar mayor seguridad jurídica a estos avances tecnológicos.


¿En qué consisten estos documentos?

Los documentos digitales pueden tener un origen digital o pueden haber nacido en formato papel y luego se digitalizaron (como por ejemplo, una fotografía que tomamos con el celular de un documento en papel).

Los escribanos y escribanas podemos dar fe de diversas cuestiones relacionadas con documentos digitales y, de esta manera, le otorgamos mayor seguridad jurídica a la utilización y circulación de los mismos. Con este fin se crearon los documentos notariales digitales. 

¿Qué documentos notariales digitales existen?

Algunos de ellos son:

1. Certificaciones de reproducciones digitales:

Consiste en la autenticación de copias digitales de documentos en soporte papel. Es decir, se certifica que un documento digital (por ejemplo, un archivo PDF donde consta una fotografía de un documento) es copia fiel de su original que existe en papel.

Cuando necesitamos presentar un documento en formato digital, pero el mismo existe en formato papel (ej., un DNI o un título universitario), el escribano/a puede certificar con valor de fe pública la digitalización del mismo. 

Esto esto de gran utilidad y de uso frecuente para presentaciones de documentos digitales ante la AFIP u otros organismos que así lo requieran, ya que con la certificación de la reproducción se garantiza que la misma es copia fiel de su original. 

2. Certificaciones de firmas digitales:

La utilización de la firma digital cada día crece más, tanto por las empresas y organismos públicos como por los particulares. Los escribanos/as de la CABA utilizamos firma digital desde hace casi 10 años, siendo ésta una herramienta técnica que nos ofrece enormes beneficios en nuestra actividad en cuanto a seguridad, tiempo y economía de recursos.

La firma digital goza de una presunción de autoría, es decir, la ley presume que el firmante es el titular del certificado digital que permite la verificación de dicha firma; además, hay una presunción de integridad, esto es, se presume, salvo prueba en contrario, que el documento digital no ha sido modificado desde el momento de su firma. Todo esto surge de la Ley de Firma Digital 25.506 que entró en vigencia en el año 2001.*

Estas presunciones nos otorgan una gran ventaja frente a la firma ológrafa (de puño y letra) ya que la firma digital invierte la carga probatoria. Veámoslo en un caso concreto: En un contrato de locación (alquiler), si el dueño de un inmueble (locador) y el inquilino (locatario) firman el contrato de forma ológrafa sin certificar firmas ante escribano/a y luego el locador quiere demandar judicialmente el cumplimiento de ese contrato reclamando, por ejemplo, alquileres impagos, el inquilino podría manifestar que la firma que consta en el contrato de locación no le pertenece. En este caso, la carga probatoria de que la firma era del inquilino la tiene el dueño del inmueble. En cambio, en el mismo caso, si el contrato de locación se hubiera suscripto con firma digital, sería el inquilino quien debería probar que no fue él quien firmó digitalmente ese documento sino que alguien utilizo su firma digital o, en su defecto, que su voluntad estaba afectada por algún vicio (discernimiento, intención y libertad). Esto que parece algo menor es una gran ventaja en un proceso judicial. 

No obstante, la firma digital admite prueba en contrario ya que podría suceder, por ejemplo, que una persona utilice el dispositivo y/o la clave de otra persona para firmar digitalmente, suplantando su identidad. En el mismo caso que veíamos antes, podría el inquilino probar que fue otra persona quien firmó el documento o que no contaba con el discernimiento necesario para contratar (ej., por estar bajo los efectos del alcohol, drogas etc.).

Además, la firma digital en un documento no garantiza que el firmante tenía facultades suficientes para otorgar ese acto. En cambio, cuando un escribano o escribana certifica de firmas y una persona viene en representación de otra (por ejemplo, un apoderado/a o un presidente o gerente de una sociedad), los escribanos debemos solicitar toda la documentación habilitante a los fines de verificar esa representación, y así lo manifestamos en la certificación.

Por todo esto, la intervención del escribano/a certificando firmas digitales brinda seguridad  jurídica en la utilización de esta herramienta técnica ya que dota de fe pública al hecho de que esa persona es quien firmó digitalmente el documento y, además, que estaba legitimada para hacerlo.

Otra ventaja es que la certificación de firmas le otorga fecha cierta al acto. En cambio, la firma digital solo tendría fecha cierta con un sello de tiempo.

3. Certificaciones de firmas ológrafas digitalizadas:

Estas certificaciones se utilizan cuando se certifica firmas en un documento en formato papel (mediante una certificación de firmas tradicional) y luego se digitaliza la certificación generando un archivo digital (ej., .pdf). 

En este tipo de certificaciones el escribano o escribana certifica que ese documento digitalizado se corresponde con su original en papel y, además, que las firmas ológrafas digitalizadas que contiene el mismo han sido certificadas por él/ella. 

Es decir, se certifican 2 cosas: 1) Hay una certificación de reproducción al certificar que el archivo .pdf se corresponde con el original de la certificación en formato papel; y 2) El escribano/a da fe de que certificó firmas en formato papel. 

Este tipo de certificación se utiliza cuando se necesitan presentar documentos en formato digital ante IGJ (por ejemplo, el estatuto de una SAS), también se usa para las inscripciones de autoridades societarias que desean publicar edictos en el boletín oficial ya que la publicación se hace por TAD con la firma certificada por escribano/a. También se puede utilizar cuando se necesita presentar ante alguna entidad un documento en formato digital con firmas certificadas, pero la persona no cuenta con firma digital, entonces viene a la escribanía a certificar las firmas de forma tradicional en el documento en formato papel que tenga que firmar, luego se digitaliza y el escribano/a realiza la certificación digital. 

En este caso, el escribano/a le va entregar al requirente el documento en formato papel con la/s firma/s certificada/s y además un archivo en formato PDF con la certificación digital. 

4. Expedición de testimonios digitales de escrituras públicas:

Cuando se celebra un acto por escritura pública, por ejemplo un poder o un acta, el escribano/a autorizante tiene la posibilidad de expedir copias en formato papel o en formato digital. Es decir, podríamos solicitarle al escribano/a que nos expida el testimonio de un poder judicial en formato digital para presentarlo ante el Juzgado correspondiente mediante la web. 

Esto es de gran utilidad para la presentación de poderes en la web del PJN o también para presentaciones de poderes en el interior del país, por ejemplo si una persona que vive en la CABA tiene un proceso judicial en trámite en otra provincia podría otorgar un poder judicial en la CABA, el escribano/a puede expedir un testimonio digital, legalizarlo de forma digital y enviárselo al abogado/a instantáneamente para que sea presentado en la jurisdicción que corresponda.

No sólo es aplicable a poderes judiciales, también podrían expedirse testimonios digitales de cualquier acto celebrado por escritura pública. Actualmente, el Registro de la Propiedad Inmueble de la CABA no admite la inscripción de títulos de propiedad presentados en formato digital, pero seguramente lo admitirá en un futuro próximo ya que cada día estamos un paso más avanzados en el camino hacia la digitalización. 

5. Certificados remotos:

Los certificados notariales están regulados por los artículos 96 y siguientes de la ley 404 de la CABA y, específicamente los certificados remotos fueron reglamentados por el Consejo Directivo del Colegio de Escribanos de la CABA en el mes de abril del 2020. 

Esta herramienta permite a los escribanos y escribanas autorizar certificados notariales requeridos por vía remota, mediante tecnologías que faciliten reproducir el hecho autenticado e instrumentarlo en fojas extraprotocolares, ya sea en soporte físico o digital. Es decir, la novedad es que el requerimiento nos lo formulan a través de una videollamada y, mediante la misma, el escribano/a recepta la voluntad del requirente y el objeto de la constatación. 

El certificado se puede expedir en formato papel (como cualquier otro certificado tradicional en papel, en las fojas correspondientes) o puede expedirse en formato digital a través de un documento notarial digital. Es decir, en el certificado remoto lo que es digital es la recepción del requerimiento y la constatación ya que las mismas se realizan mediante una videollamada, pero el certificado podría ser digital o no según si se expide en un documento en formato digital o en formato papel. 

Los certificados de actuación remota pueden ser aplicados para todos los certificados notariales regulados por la Ley 404. Por ejemplo, podría constatar mediante una videollamada que una o varias personas firman un determinado documento. Esto se asemeja a lo que conocemos como certificación de firmas, pero NO tiene los mismos efectos. También se podrían utilizar para la constatación de supervivencia de una persona o para cualquier otro certificado notarial previsto en la ley 404 de la CABA. 

Es preciso remarcar que si bien la ley notarial de la CABA habilita su utilización y, conforme esta ley, los reguló el Consejo Directivo del CECBA, hay posturas doctrinarias encontradas y no son tan bien aceptados por una parte de la doctrina. En el resto de las provincias argentinas, por el momento, no están previstos los certificados de este tipo. 

6. Certificaciones de documentos electrónicos: 

Los escribanos y escribanas podemos realizar certificaciones de documentos en formato digital, por ejemplo: constataciones del contenido de páginas web; conversaciones en sistemas de mensajería (como Whatsapp, Telegram); correos electrónicos; videos; fotografías; y en general, cualquier tipo de documento escrito, imagen o audio que pueda ser exhibido al escribano/a, garantizando así su inalterabilidad, perdurabilidad y su posible utilización como medio de prueba.

Estas certificaciones pueden expedirse en formato papel, como una certificación tradicional o pueden expedirse en formato digital a los fines de presentar el archivo .pdf con la certificación ante la entidad que corresponda.


Algunas conclusiones

En palabras de Stephen Hawking: "La inteligencia es la habilidad de adaptarse al cambio". La era de la digitación y la reciente la pandemia nos pusieron a prueba como sociedad; muchos tuvimos que reinventarnos, implementar herramientas tecnológicas que no solíamos utilizar para poder trabajar a distancia o, incluso, buscar un nuevo trabajo, aprender algún oficio y, en definitiva, adaptarnos.

La implementación de las herramientas técnicas que nos ofrecen los constantes avances tecnológicos es una forma de adaptarse y progresar; éstas nos brindan enormes beneficios como son la agilización de trámites, la economía de recursos y la seguridad.  

El notariado, en consonancia, se mantiene a la vanguardia y va de la mano con la digitalización, implementando herramientas tecnológicas acorde al siglo XXI, a los fines de brindar seguridad jurídica a la comunidad.-